قبل از اینکه بخواهید ویزا بگیرید، باید مراحلی را طی کنید که یکی از سرنوشت‌سازترین آنها گرفتن و تعیین وقت سفارت است. برای تعیین وقت سفارت باید ابتدا به کارگزاری یا سفارت کشور مقصد خود مراجعه کنید. البته در گام اول باید بفهمید که کدام کارگزاری وقت سفارت را تعیین می‌نماید. سپس می‌توانید با مراجعه حضوری یا به‌صورت آنلاین از سایت کارگزاری و سفارت وقت سفارت بگیرید. پس شما خودتان هم می‌توانید برای گرفتن وقت سفارت اقدام کنید.
چرا گرفتن وقت سفارت الزامی است؟
شما باتوجه به نوع ویزایی که قصد دارید بگیرید، باید با افسران ویزای کشور مقصد گفت‌وگو یا مصاحبه کنید. حالا بسته به کشور مقصدتان یا باید با افسران مصاحبه نمایید یا برای انگشت‌نگاری به سفارت یا کارگزاری بروید. به‌خاطر اینکه تعداد متقاضیان که درخواست ویزا می‌دهند زیاد است، سفارت خانه‌ها و کنسولگری‌ها بر آن شدند که برای جلوگیری از شلوغی و ازدحام جمعیت، یک سیستم را جهت تعیین وقت سفارت راه‌اندازی کنند.
وقت سفارت در واقع شبیه به نوبت بانکی است؛ البته با این تفاوت که شاید چند دقیقه، چند روزه، چند ماهه یا چند سال طول بکشد که نوبت شما شود. پس مدت‌زمان منتظر ماندن شما مشخص نیست و به موارد زیادی بستگی دارد. یکی از این موارد تعداد افرادی است که درخواست ویزا می‌دهند. هرچه افراد کمتری در پی اخذ ویزا باشند، نوبت شما زودتر می‌شود. بستگی به این دارد که مقصد شما چه کشوری است مثلا کانادا می‌روید یا هلند.
آیا می‌توان وقت سفارت فوری گرفت؟
بله؛ وقت سفارت فوری به شما این اجازه را می‌دهد که حتی در 1 ساعت بعد در سفارت خانه حاضر شوید. معمولا کارگزاران و آژانس‌ها جهت دریافت وقت سفارت فوری باید هزینه های بیشتری پرداخت کنید. اما اگر بخواهید هوشمندانه به اصل مطلب نگاه کنید، کار سخت و زمان‌گیری صورت نمی‌گیرد؛ بلکه فقط با هوشیاری بیشتری عمل می‌کند و همین هزینه ها را بالاتر می‌رود و باید هزینه را بابت شناخت کامل سفارت کشور مورد نظر و تجربه بالای آنها را می‌پردازید.
چرا وقت سفارت را می‌توان از آژانس‌های مسافرتی گرفت؟
وقت سفارت کشورها، معمولاً یا توسط خود سفارت یا شرکت‌های کارگزاری تعیین می‌شود. بزرگ‌ترین کارگزاری که در ایران در زمینه تعیین وقت سفارت فعالیت دارد، VFSGlobal است که وقت سفارت کشورهایی مثل وقت سفارت یونان، نروژ، پرتغال، دانمارک، جمهوری چک، نیوزیلند، قبرس، فرانسه، بلژیک، سوئیس، آفریقای جنوبی و مجارستان توسط این کارگزاری تعیین می‌گردد. تعیین وقت سفارت کشور آلمان به عهده شرکتی به نام ویزا متریک است. برای گرفتن وقت سفارت ایتالیا هم می توانید با مجموعه باماویزا مراجعه کنید.
آژانس‌های مسافرتی معمولاً به دلیل سابقه کاری زیادی که در زمینه دریافت ویزا و وقت سفارت کشورهای مختلف دارند و با سیستم‌های تعیین وقت سفارت آشنا هستند و دقیق می‌دانند که چه زمانی وقت سفارتخانه‌ها باز می‌شوند. از سوی دیگر شما جهت مراجعه به سفارت خانه باید ابتدا فرم‌های مربوط ویزا را پر کنید؛ زیرا اگر اشتباهی در این فرم رخ دهد، احتمال رد شدن درخواست ویزای شما می‌شود.
همچنین شما باید بلیط رزرو رفت و برگشت هواپیما، بیمه مسافرتی و واچر هتل را به افسر تحویل دهید. پس آنها را قبل از تعیین وقت سفارت آماده کنید. اگر به هر دلیلی فکر می‌کنید برای تهیه مدارک و پر کردن فرم‌های مربوطه با مشکلی مواجه نمی‌شوید، خودتان هم می‌توانید برای گرفتن وقت سفارت اقدام کنید.
نحوه دسترسی پیداکردن به زمان‌های موجود در سفارت
دسترسی پیدا کردن به زمان‌های موجود وقت سفارت فقط بر اساس تجربه امکان‌پذیر است. اگر قصد دارید به وقت‌های خالی سفارت هر کشور دسترسی پیدا کنید، باید در روزها و ساعت‌های مختلف به‌صورت روزانه وارد سایت تعیین وقت سفارت کشور موردنظرتان شوید تا آشنایی کلی از الگوریتم آن پیدا کنید.
روش‌های گرفتن وقت سفارت
در گام نخست باید مشخص کنید که وقت سفارت چه کشوری را می‌خواهید بگیرید. بعد از آن باید مشخص نمایید که وقت سفارت آن کشور را کدام کارگزاری، سفارت خانه و کنسولگری تعیین می‌کند. بعد از آن می‌توانید خودتان وارد سایت کارگزاری یا سفارت خانه مورد نظر خود شوید و وقت سفارت را بگیرید. این که خودتان بتوانید وقت سفارت رزرو کنید این مزیت را دارد که می‌توانید برنامه‌ریزی دقیق و اصولی‌تری نسبت به مسافرتتان داشته باشید.
روش‌های گرفتن وقت سفارت بسته به کشور مقصد و نوع ویزا ممکن است متفاوت باشد، اما به طور کلی شامل موارد زیر می‌شوند:
آنلاین:
وب‌سایت سفارت: بسیاری از سفارت‌ها سیستم‌های آنلاین برای تعیین وقت دارند که می‌توانید از طریق وب‌سایت رسمی سفارت کشور مقصد وقت بگیرید.
سیستم‌های رزرو وقت: برخی از کشورها از سیستم‌های بین‌المللی مثل VFS Global، TLScontact و غیره برای مدیریت وقت‌های سفارت استفاده می‌کنند.
تلفنی:
برخی سفارت‌ها امکان تعیین وقت از طریق تماس تلفنی را فراهم کرده‌اند. شماره تماس و ساعات کاری معمولا در وب‌سایت سفارت اعلام می‌شود.
کارگزاری‌ها:
می‌توانید از خدمات کارگزاری‌ها و دفاتر واسطه برای تعیین وقت سفارت استفاده کنید. این کارگزاری‌ها با پرداخت هزینه‌ای اضافی خدماتی مانند راهنمایی در تکمیل مدارک و پیگیری درخواست‌ها را ارائه می‌دهند.
حضوری:
در برخی موارد می‌توانید به صورت حضوری به سفارت مراجعه کرده و درخواست تعیین وقت کنید، اگرچه این روش کمتر رایج است و بسیاری از سفارت‌ها تنها به صورت آنلاین یا تلفنی وقت می‌دهند.
از طریق ایمیل:
بعضی از سفارت‌ها امکان درخواست وقت از طریق ارسال ایمیل را نیز فراهم می‌کنند. اطلاعات لازم برای ارسال ایمیل معمولاً در وب‌سایت سفارت موجود است.
نکات مهم:
- مدارک لازم: معمولاً برای تعیین وقت سفارت نیاز به ارائه مدارکی مانند پاسپورت، فرم درخواست ویزا و گاهی مدارک پشتیبان دیگر دارید.
- زمان مناسب: به دلیل پر بودن وقت‌های سفارت، بهتر است از چند ماه قبل از تاریخ مورد نظر اقدام به تعیین وقت کنید.
- پیگیری: پس از تعیین وقت، از طریق ایمیل یا حساب کاربری آنلاین خود وضعیت وقت تعیین شده را پیگیری کنید.
بررسی وب سایت رسمی سفارت یا کنسولگری مورد نظر و مطالعه دقیق دستورالعمل‌های ارائه شده توسط آنها، بهترین منبع اطلاعات برای تعیین وقت سفارت است.
مدارک موردنیاز برای تعیین وقت سفارت
زمانی که شما می‌خواهید به سفارت بروید باید دو نوع مدرک با خود داشته باشید. یک نوع آن مدارک عمومی برای همه ویزاها یکسان هستند و نوع دیگر مدارک اختصاصی که بستگی به ویزای انتخابی شما دارد. این مدارک ممکن است برای هر فرد متفاوت باشد.
پس مدارک اختصاصی باتوجه به اینکه چه نوع ویزایی می‌خواهید بگیرید، متفاوت است. هزینه پرداختی در سفارت هم بستگی به نوع ویزای اختصاصی شما دارد و برای همه یکسان نیست؛ حتی برای افرادی که می‌خواهند ویزای شنگن بگیرند.
چرا نمی‌توان با مراجعه حضوری وقت سفارت گرفت؟
همان طور که گفتیم تعیین وقت سفارت برای این است که از شلوغی و ازدحام جمعیت در سفارت خانه کشور مبدأ جلوگیری شود. پس اگر به صورت حضوری به برای تعیین وقت به سفارت مراجعه کنید، فقط با شلوغی و ازدحام جمعیت روبرو می‌شوید و در نتیجه هیچ فردی پاسخگوی شما نیست. پس بهتر است از طریق سایت ها اقدام به تعیین وقت سفارت کنید.
چرا برای گرفتن وقت سفارت برخی کشورها باید هزینه بیشتری پرداخت کرد؟
تعیین وقت سفارت برخی از کشورها مانند آلمان و ایتالیا خیلی راحت انجام نمی‌شود. به طوری که در برخی مواقع فقط در یک ساعت تمام وقت‌های موجود پر می‌شوند. برخی از آژانس‌ها و کارگزاران ویزای این کشورها با برنامه‌ریزی دقیق یا کمک گرفتن از نرم افزارهای قدرتمند، توانایی این را دارند که وقت سفارت این کشور بگیرند. در حقیقت، این افراد پول استفاده از امکانات خود را از شما می‌گیرند.
کارگزاری‌ها برای تعیین وقت سفارت هزینه‌ای به سفارت پرداخت می‌کنند؟
خیر، کارگزاری‌ها معمولاً به سفارت هزینه‌ای پرداخت نمی‌کنند. هزینه‌ای که از متقاضیان دریافت می‌کنند برای خدمات خود کارگزاری است، مانند تعیین وقت، راهنمایی در تکمیل مدارک و پیگیری درخواست‌ها. هزینه‌های سفارت به صورت مستقیم توسط متقاضی پرداخت می‌شود و ارتباطی با کارگزاری‌ها ندارد. با این حال، بهتر است قبل از استفاده از خدمات کارگزاری، شرایط و هزینه‌های آنها را به دقت بررسی کنید.
البته برای بعضی از کشورها، بله. برای مثال برای تعیین وقت سفارت کشور آلمان باید حدود 1500000 تومان برای کارگزاری واریز کنید. این هزینه، دقیقا مانند یک غربالگر است. یعنی این هزینه فرق بین متقاضیان ویزا و افرادی که فقط می‌خواهند شانس خود را امتحان کنند، محسوب می‌شود.
خلاصه مطلب
برای تعیین وقت سفارت شما باید موارد مختلفی را مدنظر بگیرید؛ مثلاً ابتدا باید مشخص کنید که باید به کدام کارگزاری و سفارت مراجعه نمایید. سپس باید به این نکته‌ها باید توجه کنید که تعیین وقت سفارت برای جلوگیری از ازدحام و شلوغی جمعیت طراحی شده است و شاید بعضی‌اوقات درخواست ویزاها زیاد باشند و شما مجبور باشید یک مدت طولانی برای وقت سفارت منتظر بمانید. البته اگر عجله دارید، می‌توانید وقت سفارت فوری بگیرید که در این صورت باید هزینه بیشتری پرداخت کنید.